Automatisez, libérez, prospérez !
#15 L'automatisation, levier stratégique pour révolutionner vos processus
👋 Hello,
Bienvenue dans cette nouvelle édition #15 sur l’automatisation des processus de l’entreprise. Découvrez comment l'automatisation transforme vos processus pour libérer du temps et créer de la valeur. Imaginez une entreprise où les tâches répétitives sont exécutées sans effort humain, permettant à vos équipes de se concentrer sur ce qu'elles font de mieux : innover et créer de la valeur. Alors, prêts à découvrir les possibilités de l'automatisation ?
Au programme :
💡 Pourquoi automatiser ?
⚙️ Automatisez en 6 étapes simples
⚠️ Les pièges à anticiper
🤖 L'IA comme levier d'automatisation avancée
et également
🔧 L’outil de la quinzaine
⏭️ Pour aller plus loin
Pourquoi automatiser ?
Libérez votre potentiel avec moins d'efforts : les entreprises perdent des heures chaque jour sur des tâches chronophages : traiter des emails, entrer des données, valider des factures… Ces activités, bien que nécessaires, limitent la créativité et freinent la croissance.
L'automatisation, c'est comme un chef d'orchestre silencieux : elle coordonne, exécute et synchronise les processus. Le résultat ? Une entreprise plus agile, capable de répondre rapidement aux demandes du marché.
L'automatisation transforme tous les services, quel que soit le secteur ou la taille de l'entreprise.
Automatisez en 6 étapes simples
Les étapes clés pour bien démarrer : tout commence par une analyse de vos processus. Voici un cheminement simple :
➡️ Identifiez les tâches répétitives : relance des prospects, gestion des commandes, relances clients, suivi de stocks. Quels sont vos points de douleur ? Quelles sont les tâches répétitives et réalisées fréquemment, standardisées et qui n’évolue pas ou peu dans le temps ?
💡Les tâches qui comportent un risque important d’erreurs sont également susceptibles d’être automatisées.
➡️ Définissez vos objectifs et sélectionnez vos priorités : gains attendus, indicateurs de suivi. Commencez par les tâches qui génèrent des gains rapides.
➡️ Cartographier le(s) processus sélectionné'(s) : permet d’obtenir une vision claire du processus, d’identifier les travaux redondants ou inefficaces, de préparer l’automatisation.
💡 Vous pouvez également commencer par cette étape de cartographie des processus pour bien visualiser les tâches, acteurs, niveau de digitalisation et interactions/contexte de chaque activité.
🔧 Quelques outils de modélisation : Draw, Elemate, LucidChart, Miro, Visual Paradigm.
💡Choisissez de préférence des outils dont les formats d'export sont compatibles BPMN contrairement à certains outils de dessin pur.
➡️ Choisissez des outils adaptés :
🔧 Différentes solutions d’automatisations existent en fonction des besoins :
▪️ Logiciel d’automatisation et de workflow : Zapier, Make, n8n.
▪️ Outil RPA1 : UiPath, Automation Anywhere.
▪️ Plateforme d’automatisation (BPM2 / DPA3) : Camunda, Kissflow, Lapala, PowerAutomate, Process Street, Workato.
➡️ Formez les équipes : assurez une adoption fluide.
➡️ Implémentez progressivement : débutez par des processus simples pour tester et ajuster. Mesurez les résultats et améliorez continuellement.
➡️ Documentez, affinez, détaillez : créez des guides clairs pour évaluer et assurer la compréhension et la continuité des opérations.
➡️ Suivez les résultats : analysez les KPI, identifiez les réajustements et restez flexible et ouvert à l’évolution. Prévoyez des revues de processus et entrez dans de l'amélioration continue.
Les coûts initiaux et la peur du changement peuvent freiner l'automatisation. Mais, bien gérer, elle crée des opportunités : nouveaux rôles, formation de compétences, évolution des métiers.
Anticipez ces pièges pour réussir !
➡️ Ignorer l'humain : vos équipes doivent être impliquées dès le début.
➡️ Sous-estimer les coûts : prévoyez un budget réaliste pour l'implémentation et le suivi.
➡️ Automatiser l'inutile : ne perdez pas de temps sur des processus non optimisés.
Une réussite et une leçon
Prenons l'exemple d'une PME dans la logistique. Avant l'automatisation, chaque commande était saisie manuellement. Cela provoquait des erreurs, des retards et une frustration générale. En adoptant un système automatisé, l'entreprise a divisé par deux son temps de traitement et multiplié par trois la satisfaction client.À l'inverse, une société a voulu tout automatiser trop vite. Sans formation ni période de transition, le projet a échoué, laissant les équipes dépassées et démotivées. Le mot-clé ici : progressivité.
L'IA comme levier d'automatisation avancée
L'intelligence artificielle (IA) joue un rôle de plus en plus central dans l'automatisation. Voici comment :
➡️ Prédiction et personnalisation : des outils comme ChatGPT ou Claude permettent d’anticiper les besoins clients et d’offrir une expérience sur mesure.
➡️ Analyse des données en temps réel : l'IA aide à interpréter rapidement des données complexes pour une meilleure prise de décision.
➡️ Automatisation cognitive : par exemple, les chatbots intelligents répondent aux questions courantes, les outils de génération de compte-rendu de réunions créent des résumés et extraient les informations importantes, libérant du temps pour vos équipes.
Adopter l'IA, c'est ajouter un turbo à vos processus d’automatisation et permet de gagner en productivité et en efficacité : réduction du taux d’erreur, meilleure sécurisation des systèmes d’information, ..
Conclusion
Et vous, quels processus allez-vous automatiser en premier ? Faites l'inventaire de vos tâches les plus répétitives et demandez-vous : que feriez-vous avec 20 % de temps supplémentaire ?
« L'avenir n'est jamais que du présent à mettre en ordre » (Saint-Exupery) - Engagez la discussion avec vos équipes, explorez des solutions, et transformez vos défis en opportunités.
🔧 L’outil de la quinzaine : Elemate
Et si formaliser ses processus d’entreprise devenait si simple ?
C’est exactement ce que propose Elemate, une solution 100% Française qui simplifie la cartographie de vos processus métier et la rédaction de la documentation associée.
Voici ce qu’Elemate propose :
Création rapide : diagrammes, procédures et cartes mentales en quelques clics via formulaires, imports ou dessin.
Centralisation et harmonisation : une vue d’ensemble claire de qui fait quoi, comment et avec quels outils.
Visuels puissants pour décider : RACI (Responsable, Acteur, Consulté, Informé), SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer), VSM (Value Stream Mapping), cartes mentales et organigrammes pour préparer vos transformations.
Base de connaissances : formez, améliorez, et répondez à des audits grâce à une documentation centralisée et exploitable.
👉 Testez le dès maintenant et révolutionnez vos processus : Elemate
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Tony
RPA : Robotic Process Automation
Technologie qui permet d'automatiser des tâches répétitives et chronophages au sein des entreprises. Elle utilise des robots logiciels ou bots, pour effectuer des actions spécifiques dans des applications informatiques sans intervention humaine.
IPA : Intelligent Process Automation est une évolution de la RPA boosté par l’IA.
BPM : Business Process Management
Approche globale de gestion et d'optimisation des processus métiers au sein d'une organisation. Il s'agit à la fois d'une démarche méthodologique et d'une solution technologique qui vise à améliorer l'efficacité et la performance des entreprises.
DPA : Digital Process Automation
Méthode d'automatisation des tâches dans un processus numérique. Elle permet d'optimiser les processus internes et externes d'une entreprise en automatisant de nombreuses tâches.